Hvordan vinder du kalenderkampen og får etableret en effektiv mødestruktur?

Da du blev udnævnt som leder, havde du nogle drømme om at udvikle dig selv, dine medarbejdere og din virksomhed. Men sandsynligvis havde du ikke en drøm at sidde i interne møder fra morgen til fyraften.

Det er ofte en god investering at møde kunder eller samarbejdspartnere, men de interne møder skal man være varsom med. De har det med at vokse i omfang, og nogle dage kan du kan få fornemmelsen af at være med i et pyramidespil, hvor hvert internt bliver til to nye.

Mange ledere ender i det fysiske eller virtuelle mødelokale, og gode møder kan i den grad også flytte jer som virksomhed. Men dårlige møder kan være rene energidræbere.

Både offentlige og private virksomheder har brug for at ændre mødekulturen radikalt – med det formål at frigøre tid, så alle får bedre muligheder for at passe det arbejde og nå de mål, de oprindeligt er ansat til.

Som leder skal du beskytte og prioritere din egen og medarbejdernes tid. Lær dig selv og andre at sige konstruktivt nej til møder. Det er flatterende at blive spurgt, men du skal altid spørge dig selv, om du bruger dit potentiale bedst muligt. Et konstruktivt nej til møder indbefatter, at du evt. foreslår en af dine andre kollegaer, som har bedre forudsætninger. Eller helt og holdent siger nej tak til mødet, fordi jeres tid skal prioriteres anderledes.

Konkrete ledelsesråd

Kultur er vanskelig at ændre, men det er dit ansvar som leder at udvikle mødekulturen. Tag en åben dialog med medarbejderne om jeres mødekvalitet. Her er seks råd til, hvad du kan starte med:

1. Du skal droppe ikke-værdiskabende møder og vurder deltagerkredsen: Tag fat i din og medarbejdernes kalendere for de seneste 3-6 måneder og vurder: Hvilke møder udviklede virksomheden – og hvilke gjorde ikke? Du vil sandsynligvis finde en række overflødige møder, hvor alle kunne bruge tiden bedre. De møder skal I ikke længere holde. Vurder også, om de nødvendige møder fremover skal være med samme deltagerkreds, eller om I kan holde mødet mere effektivt med færre deltagere?
2. Du skal tage kontrollen over din egen kalender – og byg buffere: For mange møder stresser, og hvis din kalender er åbent tilgængelig, vil din kalender være konstant under pres af interne mødeplanlæggere. Kom dem i forkøbet og læg mødefri dage ind, læg tid ind til de mere langsigtede udviklingsaktiviteter og afslå møder uden dårlig samvittighed, hvis du vurderer, at du alene indkaldes som staffage eller ledelsesgidsel. Vær med til at skabe en kultur, hvor det er acceptabelt at takke konstruktivt nej til interne møder, og hvor der ikke er prestige i have den mest fyldte kalender.
3. Du skal aflive dårlig mødeledelse, forkort møder – og kom til tiden: Der spildes masser af tid på dårlig mødeledelse. Vær benhård i jeres interne kritik af dårlig mødeledelse og gå foran med det gode eksempel, hvor der er klar dagsorden, effektiv tidsstyring og tydelig opsummering. Slå ned på manglende forberedelse og få alle deltagere til at bidrage på mødet – ellers er der ingen grund til, at de er i lokalet. Skær ned på mødernes længde: Det er ikke nogen naturlov, at et møde skal vare 1 eller 2 timer. Møder kan ofte holdes inden for 30-45 minutter. Og start til tiden – at vente på nogen er spild af alles tid.
4. Du skal sætte en stopper for holdningstyranniet: Møder skal bruges til at få de forskellige holdninger og positioner frem – og brydninger skaber udvikling. Men diskussioner kan køre i ring, hvis alle vil have ret. Opbyg en kultur, hvor uenighederne skal frem, men brems diskussionerne, når positionerne er klare og fokuser på beslutningen, som også kan være at få yderligere data frem, så beslutningen kan træffes ud fra fakta.
5. Du skal skabe gejst, glæde og fællesskab – og sørg for at evaluere værdien: Møder skal være effektive, men også inspirerende. Fokuser på formålet med mødet – og bring gejsten og glæde ved det fælles projekt ind i mødet. Brug også afslutningsvis tid på at reflektere over jeres beslutninger på mødet: Har I tænkt for traditionelt, har I udfordret hinanden, er der noget, I har overset?
6. Du skal gentænke mødeformerne – og skabe ny energi: Skab helt nye rammer for jeres møder. Fjern stolene fra mødelokalet, så I står op - gå en tur rundt om bygningen i stedet, vurder hvilke møder der skal holdes virtuelt. Hvis I skal være i et mødelokale, så sæt en kurv ved indgangen, hvor alle lægger deres elektroniske devices. Hold korte tavlemøder, hvor I med udgangspunkt i f.eks. afdelingens strategiske mål tager en hurtig runde på ugens resultater og kommende indsatser.

Skrevet af Allan J. Christensen, Ledelseskonsulent