Forretningsorden for DM's pensionistsektion

§ 1 Vedtægtsmæssig baggrund og formål
Bestyrelsens forretningsorden er fastsat i henhold til Pensionistsektionens vedtægter.

§ 2 Konstituerende møde
Mødet ledes af det medlem af den nyvalgte bestyrelse, der har størst anciennitet som medlem af bestyrelsen. Der vælges formand, næstformand, kasserer, referent og redaktør. Desuden vælges repræsentanter til de bestyrelser, udvalg og andre organer, hvori sektionen er repræsenteret.

§ 3 Mødekalender
Bestyrelsen fastsætter en mødekalender vedr. ordinære bestyrelsesmøder og medlemsmøde for 1 år ad gangen. Mødekalenderen kan til enhver tid ændres ved beslutning i bestyrelsen. Ekstra bestyrelsesmøder kan afholdes, når formanden eller mindst 2 bestyrelsesmedlemmer finder det bydende nødvendigt. Mødet indkaldes senest 10 dage efter, at anmodning er fremsat.

§ 4 Bestyrelsesmøder
Det tilstræbes at gennemføre bestyrelsens sagsbehandling ved en kombination af e-mailkorrespondance og højst 5 fysiske møder om året. Varigheden af det fysiske bestyrelsesmøde begrænses således, at hotelophold før eller efter mødet ikke er nødvendig for bestyrelsesmedlemmerne.

Hvis en sag skønnes egnet hertil eller er af presserende vigtighed, kan formanden lade den afgøre ved elektronisk henvendelse til medlemmerne. Fristen for svar er senest 4 hverdage efter udsendelse af sagen. Udover egentlig sagsbehandling kan der forekomme orientering af forskellig art via e-mail. I alle tilfælde refereres dertil ved et dagsordenspunkt på det førstkommende fysiske bestyrelsesmøde.

Alle møder indkaldes elektronisk af formanden. Indkaldelsen ledsages af en dagsorden og skal være bestyrelsesmedlemmerne og DJØF’s repræsentant i hænde senest 6 dage før mødets afholdelse. Afbud til et bestyrelsesmøde meddeles formanden. Et medlem, der er forhindret i at deltage i et møde, kan elektronisk tilkendegive sine synspunkter til sager på den foreliggende dagsorden.

§ 5 Dagsorden
Bestyrelsesmødets dagsorden fastsættes af formanden, under dennes forfald af næstformanden. Ethvert bestyrelsesmedlem kan ved mail til formanden få optaget punkter på dagsordenen. Der kan på selve mødet optages nye punkter, hvis et flertal af de tilstedeværende bestyrelsesmedlem­mer kan støtte anmodningen.

§ 6 Mødedeltagere
Suppleanten, der har opnået det højeste stemmetal uden at blive valgt, deltager uden stemmeret. DJØF´s pensionistforening indbydes til at sende en repræsentant, der deltager i bestyrelsens møder uden stemme­ret. I tilfælde af et medlems længerevarende forfald indtræder suppleanten. Formanden kan invitere gæster til at deltage i behandlingen af enkelte af dagsordenens punkter.

§ 7 Mødeledelse og afstemning
Bestyrelsesmøderne ledes af formanden, i dennes fravær af næstformanden. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst fire medlemmer er til stede.

§ 8 Referat
Der tages beslutningsreferat af bestyrelsens møder. Ethvert medlem har ret til at få et særstandpunkt eller synspunkt, som er blevet fremført på mødet, ført til referat. Referatet udsendes pr. mail til bestyrelsesmedlemmerne samt suppleanten og DJØF´s repræsentant, normalt inden 7 dage efter mødet. Rettelser/til­føjelser til referatet sendes til referenten og de øvrige deltagere inden 4 dage fra første udsendelsesdato. Snarest herefter udsender referenten det endelige referat, som formelt godkendes på det næste møde.

§ 9 Vederlag
Bestyrelsens medlemmer modtager godtgørelse for afholdte rejseudgifter jf. DM's regler. Andre udgifter til fx hotelophold, telefon og internet godtgøres ikke.

§ 10 Bemyndigelser
Bestyrelsen kan bemyndige formanden til at afgøre bestemte sager. Formanden eller en af bestyrelsen bemyndiget person er bestyrelsens talsmand over for hovedbestyrelsen, andre sektorer og sekretariatet.

Næstformanden er bestyrelsens kontaktperson til de regionale afdelinger og varetager desuden – i formandens fravær – dennes opgaver.

Kassereren er bestyrelsens kontaktperson i alle økonomiske anliggender og modtager herunder alle regnskabsbilag m.v. fra sekretariatet og de regionale afdelinger med henblik på behandling, orientering og vejledning af bestyrelsen.

Referenten udarbejder referat af alle bestyrelsens møder. Beslutningsreferat udsendes inden 7 dage efter aktiviteten med mindre andet er aftalt. Referenten modtager eventuelle rettelser og indarbejder disse i et endeligt referat.

Redaktøren påser at Pensionistsektionens hjemmeside altid er opdateret og aktuel. Redaktøren udarbejder forslag til ændringer, der fremlægges for bestyrelsen med henblik på videregivelse til DM’s sekretariat.

§ 11 Valg til bestyrelsen
Anmeldelse af kandidater, valghandling og optælling af stemmer sker i henhold til Vedtægtens § 5.

§ 12 Medlemsmøde
Bestyrelsen vælger dato og sted for det årlige medlemsmøde, udarbejder indbydelse og annoncerer at medlemmer, der ønsker et emne behandlet, kan indsende forslag herom indtil 14 dage før mødet. Dagsordenen for medlemsmødet skal indeholde følgende punkter:

a) Valg af dirigent
b) Bestyrelsens beretning
c) De regionale afdelingers beretninger
d) Forslag fra bestyrelsen
e) Indkomne forslag
f) Eventuelt

§ 13 Ændring af forretningsorden
Forretningsordenen kan ændres efter beslutning i bestyrelsen med et flertal på mindst 5, truffet på grundlag af et skriftligt ændringsforslag.

Nærværende forretningsorden træder i kraft umiddelbart efter vedtagelse i bestyrelsen.

Således vedtaget den 11. marts 2017